Eventarrangørene er:

1. Målrettede i hvilken slags event, de ønsker
Dem, der arrangerer events er målrettede i forhold til, hvad de ønsker. Ikke nødvendigvis at de ved præcis hvilken teknisk løsning, hvilket eventbureau, hvilket hotel & konferencested, de skal benytte. Men de ved, hvad de ønsker at opnå med deres event. Når man har defineret formål og det ønskede udbytte, så er man nået langt. Det oplevede vi på Møde & Eventmessen, at de fleste havde. De ved hvad de vil, og så er det "blot" at finde ud af den bedste måde at nå derhen.

Eventarrangørerne ønsker:

2. At samle planlægning og afvikling af en event i ét eventsystem
Mange arrangører bruger flere forskellige digitale løsninger til planlægning og afvikling af deres event. Det er tidskrævende at sætte sig ind i flere forskellige systemer. Samt det kan være halv besværligt, når data ligger forskellige steder. Derfor er der et stort ønske om at samle det hele i ét eventsystem.

Mange udtrykte på Møde & Eventmessen et ønske om at ville bruge et samlet eventsystem til alt lige fra indhenting af tilmeldinger, til kommunikation med deltagerne (og udstillerne), til øgning af deltagerinvolvering og engagement - herunder at kunne facilitere relevante møder. Og specielt det at kunne ankomst-scanne deltagerne og printe navneskiltene onsite var af stor interesse - som beskrevet nedenfor:

3. At bruge onsite print af navneskilte samt ankomstscanning ved ankomst

Der er flere og flere, der efterspørger onsite print af navneskilte, så deltagernes navneskilte først printes på dagen ved ankomst. Det er både bæredygtigt og GDPR-venligt. Så i stedet for at man skal udskrive hvert navneskilt på forhånd og lægge dem ud på et bord, som deltagerne skal finde frem til, ja, så kan man blot sende dem en QR-kode, som de skal fremvise ved ankomst - og ved scanning så printes navneskiltet.

Det at kunne ankomstscanne deltagerne og få styr på hvem og hvor mange, der rent faktisk deltager er uden tvivl af stigende interesse. Samt at man også kan tjekke deltagerne ud igen. Så har man fuldstændig styr på, hvor mange, der er tilstede på et givent tidspunkt.

4. At give værdi til deltagerne og udstillerne til større udbytte

Der er naturligvis en stor fokus på, at deltagerne (og udstillerne) skal have værdi af at deltage til en event. Der skal sørges for at konferencen, messen eller medarbejdereventet er udbytterigt. At læringen fra de gode faglige oplæg forankres. Samt at deltagerne går hjem med nye relevante kontakter.

Det er ikke nok med at planlægge gode faglige oplæg til konferencen eller "blot" at invitere messegæster og udstillere til en faglig messe. Der skal planlægges og designes en konference og messe, som giver værdi og større udbytte til deltagerne (og udstillere). Det store spørgsmål er "blot" hvordan. Det er en svær størrelse, hvordan man sikrer det. Deltagere er forskellige og ønsker noget forskelligt. Så der er enighed i, at man skal forsøge at designe sin event, så der er noget for enhver med mulighed for læring og forankring - samt mulighed for at netværke.

Specilet når man har mange deltagere samlet kan det være en god idé, at fremme relevante møder mellem deltagerne. Det er der flere og flere der ønsker, bl.a. via et matchmaking system med prædefinerede match-kriterier, og evt. med et komplet møde/bordplan, hvor systemet sætter deltagerne sammmen 1:1.

5. At bruge et eventsystem, der er på dansk i en dansk setting (og engelsk, når eventen er internationalt)

Når man holder en konference eller messe i Danmark med kun danske deltagere, ja, så er det bare lidt federe at eventsystemet er på dansk. Det synes de fleste. Og det kan vi godt forstå. Selvfølgelig kan de fleste danskere godt engelsk, men det er nu rarest at tilmeldingssystemet og event app´en har danske systemfelter - og systemtekster. 

Dem, der så holder et internationalt event, hvor sproget er på engelsk, ja, de kan jo være glade for at eventsystemet så er på begge sprog - altså at man så kan vælge at sprogindstillingen til at være på engelsk. Skulle man ønske at køre med begge sprog, ja, så kan man bruge et system, der tillader dette. Hvor man har såkaldt sproglag - med skift mellem en engelsksproget tilmeldingsformular og en dansk - og eventuelt det samme med event app´en.